Executive Assistant voor Logistiek Management

Taken en verantwoordelijkheden

JOUW ROL

Wij zijn op zoek naar een zelfstandige en initiatiefnemende Executive Assistant die vanuit ons hoofdkantoor in Zaltbommel ondersteuning biedt aan drie senior managers: de COO van CEVA Contract Logistics wereldwijd, de Head of Contract Logistics voor de Benelux (Nederland en België) en de Head of HR Benelux. Voor deze managers speel je een belangrijke rol in het beheren van hun complexe tijdsplanning. Van het bijhouden van afspraken, het volgen van lopende projecten en deadlines, tot het regelen van internationale reizen: door jouw proactiviteit en organisatorische vaardigheden kunnen zij hun werk efficiënt uitvoeren en daar word jij heel happy van!

WAT GA JE DOEN?

Als Executive Assistant ben je een zelfstarter die doelgericht te werk gaat. Naast het zorgvuldig beheren van complexe agenda’s, speel je een sleutelrol in het stroomlijnen van een aantal processen, zoals het zorgdragen voor goedkeuringen en ondertekeningen, het reviewen van communicatiestukken en het bewaken van deadlines. Ook regel je samen met collega’s van ons kantoor in Zaltbommel de eindejaarsgeschenken, stem je de OR-agenda af en organiseer je events op ons hoofdkantoor. Je hebt je eigen werkzaamheden en werkt nauw samen met een van onze collega’s die dezelfde functie vervult, alleen dan voor andere managers in de Benelux.

Concreet voer je - onder andere - de volgende werkzaamheden uit:

• Beheren van complexe agenda’s van drie senior managers;
• Boeken van reizen voor internationale afspraken;
• Goedkeuring geven op en ondertekenen van o.a. contracten en declaraties;
• Bewaken van deadlines en de senior managers herinneren hieraan;
• Voorbereiden van bijeenkomsten en evenementen;
• Het vaststellen en voorbereiden van de OR-agenda;
• Het managen van de organisatie en distributie van eindejaarsgeschenken voor alle medewerkers van CEVA Logistics Benelux;
• Ogen en oren zijn van de vaste populatie om de senior managers heen.

Je werkt doorgaans op ons hoofdkantoor in Zaltbommel. Binnen deze dagen heb je de vrijheid en flexibiliteit om je werktijd binnen kantooruren in te delen en om deels thuis te werken. Je kunt deze balans goed beheren, vooral omdat je af en toe ook inspringt als een van de managers in het buitenland is en er last-minute wijzigingen gedaan moeten worden. Uiteraard bieden we ook de mogelijkheid voor een parttime dienstverband, waarbij een minimum van 32 uur wel gewenst is.

NAAR WIE ZIJN WE OP ZOEK?

Wij zijn op zoek naar een ervaren management assistant die zelfstandig te werk gaat. In deze rol werk je in een team van twee en zijn de managers waar je voor werkt vaak elders dan in Zaltbommel. Dit vereist een hoog niveau van eigen initiatief nemen en goed kunnen communiceren, aangezien de senior managers op jou moeten kunnen vertrouwen. Je bent proactief, goed geïnformeerd over lopende zaken en weet wat er om je heen speelt, waardoor je snel en effectief kunt handelen in situaties die daarom vragen.

Daarnaast brengt je de volgende ervaring met je mee:

• Minimaal 5 jaar ervaring in een functie als Personal Assistant, Management Assistant, Executive Assistant of soortgelijk;
• Vloeiende en professionele beheersing van de Nederlands en Engelse taal;
• Bij voorkeur werkervaring in een internationaal en groot bedrijf.

WAT BIEDEN WE?
CEVA kent een informele en transparante bedrijfscultuur. We bevinden ons in een dynamische en groeiende markt en zijn een snelgroeiend en continu innoverend bedrijf. Bij CEVA streven we dagelijks naar verbeteringen in alle lagen van onze organisatie. Onze missie is om de meest professionele logistics partner te zijn en daar kunnen we jou bij gebruiken! Er is bij CEVA veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en ambities. We bieden volop carrièremogelijkheden en denken in kansen.

Daarnaast ontvang je als Executive Assistant het volgende van ons:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.700,23 - € 5.162,87 en 8% vakantiegeld (inschaling afhankelijk van jouw ervaring en opleidingsniveau);
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Arbeidsvoorwaarden conform onze eigen CEVA cao met o.a. 25 vakantiedagen en 5 ADV dagen (bij een fulltime dienstverband);
• Winstuitkering van max. 3% bij positieve bedrijfsresultaten en een goede pensioenregeling;
• Reiskostenvergoeding of NS Business Card (gratis parkeerplaats en bushalte voor de deur);
• De werktijden zijn flexibel, je bent eigenaar van jouw eigen agenda en hebt de mogelijkheid om een dag per week vanuit huis te werken; 
• De mogelijkheid voor een parttime dienstverband (minimaal 32 uur).

JOUW TOEKOMST

Solliciteer direct via onderstaande knop of mail jouw cv en brief naar Marjolijn Bruggeman, Lead Corporate Recruiter, op marjolijn.bruggeman@cevalogistics.com. Voor meer informatie kun je mij ook bellen of whatsappen via 06 - 511 269 43.

Binnen CEVA hebben we gedreven en enthousiast recruitment team, mocht je iemand kennen die in aanmerking komt, laat het ons weten!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

We verwelkomen je graag bij CEVA Logistics voor een uitdagende carrière! #LI-MB2

Binnen CEVA waarderen en stimuleren we professionele en persoonlijke groei. Middels ons aanbod van verschillende ontwikkelmogelijkheden, zorgen we samen dat jij succesvol kunt zijn! Deze rol is de eerste stap naar een breed carrièrepad binnen bij CEVA. De mogelijkheden om je eigen pad te bewandelen zijn eindeloos. We verwelkomen je graag bij CEVA voor een uitdagende carrière. DARE TO GROW!